Declaration

INFORMATIONS RELATIVES À LA PROTECTION DES DONNÉES RSP GMBH & Co. KG POUR LES PARTENAIRES COMMERCIAUX

Dernière actualisation : Août 2023

Cette déclaration de confidentialité vous informe de la manière dont les sociétés du groupe RSP (désignées ci-après par "nous") traitent vos données personnelles. Les entreprises du groupe RSP remplissent ainsi leur devoir d'information légale conformément à l'article 12-14-UE du règlement général sur la protection des données (DSGVO).

Nous vous informons en outre ci-après au sujet du traitement de vos données personnelles dans le cadre

• de la relation contractuelle de votre employeur avec nous ou
• de notre relation contractuelle, dans le cas où vous seriez par exemple en tant que commerçant individuel notre partenaire contractuel direct.

1.    RESPONSABLE AU SENS DE LA LOI SUR LA PROTECTION DES DONNÉES

Est responsable au sens du règlement général sur la protection des données (DSGVO) RSP GmbH & Co. KG, Zum Silberstollen 10, 07318 Saalfeld/Saale, Allemagne ou la société liée à RSP GmbH & Co. KG avec laquelle vous êtes en contact. Pour obtenir des coordonnées supplémentaires vous pouvez consulter notre site www.rsp-germany.com.

2.    DANS QUEL BUT TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES (OBJECTIF DU TRAITEMENT) ET SUR QUELLE BASE LÉGALE ?

Nous collectons, utilisons et stockons vos données personnelles pour les objectifs suivants.         

a. Traitement de vos données en raison d'obligations contractuelles ou de mesures préalables au contrat (ARt.6 Par. 1 lit.b DSGVO)   
Nous traitons vos données afin de conclure, exécuter ou mettre fin à un contrat avec vous ou avec votre employeur. Ces données consistent notamment en

• votre nom,
• votre adresse professionnelle,
• vos coordonnés professionnelles comme par exemple le numéro de téléphone et l'adresse e-mail ainsi que la correspondance et les accords contractuels avec nous,
• les indicateurs de performance : par exemple les informations avec lesquelles nous pouvons évaluer la performance du fournisseur, y compris le personnel du fournisseur.

Dans la mesure où vous êtes vous-même notre partenaire contractuel, nous collectons des données supplémentaires vous concernant comme par exemple

• vos coordonnées bancaires.

Tant que nous n'avons pas obtenu de vous-même les données ci-dessus, celles-ci proviennent de sources accessibles publiquement. Nous ne vendrons pas vos données personnelles à des tiers, ni ne les commercialiseront d'une autre manière.

b. Traitement de vos données en raison d'une mise en balance des intérêts (Art.6 Par.1 lit.f DSGVO), dans la mesure où vos intérêts légitimes ne supplantent pas nos intérêts commerciaux légitimes

Quand vous êtes vous-même notre partenaire contractuel, nous effectuons sous certaines conditions une procédure de pré-qualification en vue de l'établissement de rapports contractuels.

Dans ce but, nous déterminons si nous pouvons entrer en relations commerciales avec vous en tenant compte des prescriptions de la loi contre le blanchiment d'argent, de la liste des sanctions de l'UE conformément aux règlement de l'UE 2580/2001 et 881/2002.

Pour la consultation et l'échange de données avec des sociétés de renseignements ainsi que pour la détermination des risques d'insolvabilité ou de défaillance, nous consultons avant la conclusion du contrat les renseignements relatifs aux caractéristiques de solvabilité des sociétés de renseignements. 

Nous traitons en outre les données relatives à la préservation des intérêts légitimes de notre entreprise ou de tiers, à la protection de nos intérêts commerciaux légitimes et aux droits juridiques.

•  Celle-ci comprend, mais n'est pas limitée à, l'utilisation dans le contexte de droits légaux, l'objectif de régulation, contrôle, investigation (y compris la divulgation de telles informations dans le contexte de procédures judiciaires, cas d'assurance ou litiges juridiques) et les obligations de rapport de conformité,
• la gestion des prestations et la garantie de sécurité de nos appareils, installations et plate-formes électroniques, les mesures de sécurisation de données et les contrôles de protection des données,
• l'empêchement et la résolution de délits,
• la surveillance vidéo pour la garantie du droit de domicile, pour la collecte de moyens de preuve, 
• la sécurité des bâtiments et installations (par ex.les contrôles d'accès),
• la conduite des affaires,
• l'accueil dans les locaux via nos écrans de bienvenue,
• la fourniture d'informations relative à nos produits, services, offres ou développements techniques (marleting direct), que vous nous demandez en tant que partenaire commercial ou dont nous croyons qu'ils pourraient vous intéresser dans la mesure où ceci est autorisé légalement,
• si vous avez indiqué une préférence relative aux communications marketing, ou pour traiter des demandes ultérieures, afin d'améliorer notre service,
• ou tout autre type de correspondance.

A des fins de gestion interne, la divulgation de données personnelles a également lieu envers des sociétés liées à RSP GmbH & Co. KG, lorsque ceci est nécessaire.

3.    AI-JE UNE OBLIGATION DE FOURNITURE DE DONNÉES ?

Vous devez fournir toutes les données personnelles qui sont nécessaires pour la rédaction et la mise en œuvre du contrat et pour remplir les obligations contractuelles qui y sont liées ou à la collecte desquelles nous sommes légalement obligés. Sans ces données nous devons en règle générale refuser la conclusion du contrat ou ne plus pouvoir exécuter un contrat ou le cas échéant devoir y mettre fin.

4.    QUAND SONT TRANSMISES VOS DONNÉES ?

A l'intérieur des sociétés liées à RSP GmbH & Co. KG, ont accès à vos données tous les postes qui ont besoin de ces dernières pour remplir leurs obligations contractuelles et légales, pour coordonner en interne nos prestations, par exemple la centrale d'achat, le service commercial, le marketing, le service client.

Les prestataires de services et les personnels auxiliaires que nous employons peuvent aussi obtenir ces données dans ces objectifs. Il s'agit entre autres des sociétés dans les catégories de prestataires de service informatique, logistique, prestataires de travaux d'impression, télécommunications, comptabilité et encaissement.

En ce qui concerne la transmission de données à d'autres destinataires il faut d'abord tenir compte du fait que nous transmettons uniquement les données personnelles requises en tenant compte des prescriptions applicables de protection des données. Fondamentalement, nous pouvons transmettre les données personnelles de nos partenaires commerciaux uniquement quand les dispositions légales le permettent, la personne concernée a donné son autorisation ou nous y sommes habilités pour d'autres raisons. Dans ces conditions, les destinataires de données personnelles peuvent être par exemple :

• Les pouvoirs publics et les institutions (par ex. autorités fiscales, autorités judiciaires) en présence d'une obligation légale ou administrative,
• les créanciers ou les liquidateurs, qui en font la demande dans le cadre d'une saisie,
• les experts-comptables,
• les prestataires de services, que nous incluons dans le cadre des rapports de traitement de commandes,
• les fournisseurs dont nous divulguons les données aux fournisseurs ou aux partenaires commerciaux dans le cadre du contrôle des normes, des contrôles de liste de sanctions et des certifications,
• d'autres partenaires commerciaux.

Dans tous les cas cités ci-dessus, nous assurons que les destinataires ont uniquement accès à la partie de vos données personnelles qui est nécessaire pour la réalisation de tâches individuelles.

5.    TRANSMISSION DE DONNÉES À DES ÉTATS TIERS

Une transmission de données dans des pays à l'extérieur de l'UE (appelés états tiers) a lieu

• quand notre relation commerciale et notamment l'objet du contrat requiert l'inclusion d'une société liée à RSP GmbH & Co. KG ou de partenaires commerciaux dont le siège est situé à l'extérieur de l'UE ;
• ou dans la mesure où ceci est prescrit légalement ;
• ou lorsque ceci est nécessaire pour faire valoir, exercer ou défendre des réclamations légales ;
• ou si vous nous avez communiqué votre consentement en ce sens.

A cette fin, le traitement de vos données dans un État tiers peut aussi avoir lieu dans le cadre d'un traitement de commandes dans le contexte du recours à des prestataires de services. Dans la mesure où pour le pays concerné aucune décision de la commission européenne relative à un niveau de protection de données adéquat n'existerait, nous garantissons conformément aux prescriptions de protection des données par des accords correspondants que vos droits et libertés sont garantis et protégés. Nous vous fournirons sur demande des informations détaillées correspondantes. Les informations relatives aux garanties adéquates et la possibilité d'obtenir par vous une copie peuvent être demandées sur demande à nos responsables de la protection des données.

Dans les cas où aucune décision de la commission européenne relative à un niveau de protection de données adéquat dans un pays tiers n'existe et la transmission pour la mise en œuvre d'un contrat conclu dans votre intérêt par nous avec un tiers est nécessaire, les dispositions dérogatoires de l'Art.49 Par.1 lit.C DSGVO s'appliquent. Dans la mesure où la transmission sert à l'ébauche du contrat ou sont exécution avec vous, les dispositions dérogatoires de l'Art.49 Par.1 lit.b DSGVO s'appliquent.

6.    COMBIEN DE TEMPS MÉMORISONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Pour les collaborateurs de nos partenaires commerciaux vaut ce qui suit : 
Nous stockons les données personnelles qui nous sont transmises par votre employeur en vue de l'exécution d'éventuelles futures commandes chez votre employeur aussi longtemps que votre employeur ou nous-mêmes sommes intéressés par la poursuite de la relation commerciale.

Dans la mesure où vous êtes vous-même un partenaire contractuel :
Après la fin du rapport contractuel nous stockons pendant la durée légale d'obligation de conservation toutes les données significatives pour ce rapport contractuel et nous les effaçons après l'expiration. Sont exclues les données personnelles que vous nous transmettez, que nous stockons et utilisons en vue de l'exécution d'éventuelles futures commandes chez nous aussi longtemps que vous ou nous-mêmes sommes intéressés par la poursuite de la relation commerciale. Nous vous informons, au cas où vous ne seriez plus intéressé par la poursuite de la relation commerciale.

7.    DÉCISIONS AUTOMATISÉES

Nous traitons partiellement les données personnelles de manière automatisée dans le but d'évaluer certains aspects personnels (profilage). Nous établissons un profilage par exemple dans les cas suivants :

• En raison de prescriptions légales et réglementaires nous sommes obligés à combattre le financement du terrorisme. A cette fin des estimations de données relatives aux personnes sont aussi entreprises. Ces mesures servent également à votre protection.
• Dans le cadre de l'évaluation de la solvabilité de nos partenaires contractuels, nous utilisons le score de crédit. A cette fin nous calculons la probabilité avec laquelle un partenaire contractuel remplira conformément au contrat ses obligations de prestations. Le calcul peut inclure par exemple le niveau des revenus, les dépenses, les dettes existantes, les enseignements de la relation commerciale jusqu'à présent, les remboursements conformément au contrat de crédits antérieurs ainsi que les informations d'agences de crédit. Le score de crédit repose sur un procédé mathématique statistique reconnu et qui a fait ses preuves. Les valeurs de score calculées nous aident à prendre une décision dans le cadre des conclusions de contrat et sont incluses dans la gestion des risques.

8.    DE QUELS DROITS BÉNÉFICIEZ-VOUS ?

Vous avez en ce qui concerne le traitement de vos données personnelles le droit d'accès selon l'article 15 DSGVO, le droit de correction selon l'article 16 DSGVO, le droit d'effacement selon l'article 17 DSGVO, le droit de restriction du traitement selon l'article 18 DSGVO, le droit d'opposition selon l'article 21 DSGVO ainsi que le droit à la portabilité des données selon l'article 20 DSGVO. Pour le droit d'accès et le droit d'effacement s'appliquent les limitations selon 34 et 35 BDSG. Il existe en outre un droit de recours auprès d'une autorité de supervision de protection des données selon l'article 77 DSGVO i.V.m 19 BDSG.    
Ces droits peuvent être limités par exemple quand votre demande risquerait de divulguer les données personnelles d'une autre personne ou quand vous nous demandez d'effacer des informations qui sont légalement prescrites ou qui peuvent présenter des intérêts légitimes pour nous. 

INFORMATION RELATIVE AU DROITS DE RECOURS SELON L'ARTICLE 21 DU RÈGLEMENT GÉNÉRAL SUR LA PROTECTION DES DONNÉES UE (DGSVO)

1. Droit d'opposition au cas par cas

Vous avez le droit pour des raisons qui ressortent de votre situation particulière de vous opposer à tout moment au traitement des données personnelles vous concernant, qui a lieu conformément à l'Article 6 Par.1 lit.e DSGVO (traitement des données dans le cadre d'intérêts publics) et l'Article 6 Par.1 lit f DSGVO (traitement de données dans le cadre d'une mise en balance des intérêts) ; ceci vaut aussi pour un profilage basé sur cette détermination au sens de l'Article 4 Par.4 DSGVO.

Si vous engagez une procédure d'opposition, nous ne pourrons plus traiter vos données personnelles, à savoir que nous devrons présenter des intérêts légitimes obligatoires pour le traitement, qui supplantent vos intérêts, droits et libertés ou le traitement servira à la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

2. Droit d'opposition contre le traitement de données à des fins publicitaires

Dans des cas individuels nous traitons vos données personnelles à des fins de marketing direct. Vous avez le droit à tout moment d'engager une procédure d'opposition contre le traitement des données personnelles vous concernant à des fins d'une telle publicité ; ceci vaut aussi pour le profilage, dans la mesure où il est lié à un tel marketing direct.

Si vous opposez au traitement à des fins de marketing direct, nous ne pouvons plus traiter vos données personnelles dans ce but.

Vous pouvez engager à tout moment gratuitement une opposition de ce type, également pour le canal de communication respectif et avec effet sur les coordonnées ci-dessus, sans que soient générés des frais de transmission supplémentaires conformément au tarif de base. 

9.    CONTACT

Au cas où vous auriez des questions supplémentaires relatives à cette déclaration de confidentialité, veuillez vous adresser aux responsables de la protection des données.

Vous pouvez joindre nos responsables de la protection des données par e-mail à l'adresse datenschutz@rsp-germany.com